首先我們先開始講六個流程中的前兩個流程，也就是收集及加工組織，當我們的雜事進來，要先統(tǒng)一收集到收件匣，其次要加工成行動，并組織到行動清單中。也就是說前兩個流程的目的，就是要建立一個完整的行動清單。
?
?
在談建立完整行動清單的細節(jié)前，我們先講講為何完整的行動清單如此重要。一般人把大腦當作是記憶的工具，所以對朋友、家人的承諾，自己想要做的事情等，一股腦都放在腦海里。但是我們的大腦并不是如此可靠，記在心中的事情可能會忘記，不僅如此，所以的事情放在心里，根本就沒有辦法輕松自在。 >這本書的作者David Allen建議，如果能把建立清單當作是一種生活及工作的習慣，日復(fù)一日不間斷，就是在練習黑帶級時間管理了。因此，想要做好時間管理，學(xué)習列好完整清單的習慣相當重要。
?
以我這五年，長期實行時間管理下來，發(fā)現(xiàn)要建立完整的行動清單有三個要點，第一是要培養(yǎng)完整的雜事收集習慣，其次是擁有優(yōu)秀的行動加工能力，最后是選擇合適的行動清單工具，讓我們一一討論吧。
?
?
（1）培養(yǎng)完整的雜事收集習慣
?
培養(yǎng)收集的雜事習慣其實相當容易，難的是持之以恒，所以選擇自己的生活經(jīng)驗中，合適自己的方式及工具是第一步。很多人學(xué)了時間管理，就跑去買電腦、買pda，花了許多時間學(xué)習工具，這都是不必要的，仔細思考自己原本就慣用的工具，好好的發(fā)揮效能，是比較好的方法。
?
?
例如我的父親，他有事情時，就會寫一個小紙條，丟在西裝襯衫上衣的口袋中，下班后，就把這些紙條拿出來，看哪一些事情需要處理。
?
?
例如我的朋友Ada，就利用一張A4紙，折疊成小記事本，專門用來收集雜事，這個小記事本雖然小到可以放進皮夾中，卻可以寫八頁的內(nèi)容，所以可以紀錄下很多雜事。
?
?
以我自己而言，我偏好用智慧型手機（TREO 650）上面的涂鴉軟體，隨時紀錄自己的想法及對他人的承諾。而數(shù)位工具的好處是，紀錄的事情再多，都不會增加體積。
?
這些工具，也就是我們課程中會一再提到的收件匣。收件匣讓雜事有一個腦袋之外的放置之處，所以不用擔心會找不到。重點其實不只是工具的選擇，更重要的是培養(yǎng)把事情放在腦袋之外的習慣。當我們隨時隨地都養(yǎng)成紀錄收集雜事的習慣，完整把事情移出頭腦之外，才能”處于沒有壓力的狀態(tài)”、”增強信守承諾的能力”，這就是我們時間管理的目的。
?
?
（2）優(yōu)秀的行動加工能力
?
當我們把雜事一件件從收件匣拿出來，清空收件匣，并確認每一個雜事的后續(xù)行動，放進可靠的行動清單系統(tǒng)，這就是加工。每一次我花時間把雜事加工成行動，我都有一種如釋重負的感覺，覺得這件事情開始進入自己的掌控范圍，不用害怕會遺忘或如何去作這件事情。
?
行動和雜事不同，行動必須是具體可行的事情，雜事則否。
“舉辦一場在臺北的研習會”是雜事，”email給Jennifer討論臺北研習會場地租借問題”就是一個行動，
“輪胎破了”是一件雜事，”打電話給輪胎店鄭老板起請她派人來拿車子”是一個行動
“準備行銷會議企劃案”是一件雜事，”下午兩點和Susan碰面，和她討論已經(jīng)做好的簡報，并請她給予意見”是一個行動
?
行動需要花費時間，而且可以幫助我們將事情往達成的方向前進，我通常會盡量把雜事加工成20分鐘以下可以完成的行動，這樣在我們在做排程時，就很容易估計行動的要花費的時間。即使簡單的雜事，都應(yīng)該想清楚如何達成，因為現(xiàn)在不想清楚，以后要做的時候還是要再想一次，如果事前想好，放進行動清單，我們心理的負擔就能大幅降低。
?
?
（3）選擇合適的行動清單工具
?
要成為黑帶級的時間管理高手，就要學(xué)會列清單。當我們學(xué)會把雜事加工成行動，日子一久，行動的數(shù)量就會持續(xù)增加，變得不能用腦子記了，此時我們需要有合適的組織工具來存放，以下是幾個行動清單工具的例子。
?